La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è il documento con cui si possono dichiarare numerose situazioni che ci riguardano o che riguardano altre persone, in tutti quei casi in cui non possiamo ricorrere all’autocertificazione e che non sono in possesso delle amministrazioni pubbliche.

Può essere utilizzata esclusivamente nei rapporti con:

• le Pubbliche Amministrazioni;
• i gestori di Servizi Pubblici (Poste, Enel, Telecom, ACI, ecc.);
• i Privati che lo consentono.

Può essere usata per:

• Attestare che la copia di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione è CONFORME ALL'ORIGINALE.
• Dichiarare STATI (essere proprietario di un immobile, essere erede di una certa persona...), FATTI (avere subito danni a causa di una calamità naturale o aver condonato un certo abuso edilizio...), QUALITÀ PERSONALI (essere titolare d'impresa; non essere soggetto all'imposta sui redditi..) conosciuti direttamente dal cittadino e riferiti a se stesso o ad altri soggetti.

NON sono sostituibili con dichiarazione sostitutiva di atto notorio: i certificati medici, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti.

Non si possono effettuare dichiarazioni sostitutive di atto notorio che contengano dichiarazioni di intenzioni o propositi per il futuro (ad es. rinunciare a un'eredità). Per questi atti è necessario rivolgersi ad un notaio.

Le dichiarazioni vanno presentate in carta semplice, compilando i moduli scaricabili o quelli disponibili negli uffici comunali o scrivendo su carta libera.

La dichiarazione deve essere firmata dall'interessato.

Le dichiarazioni rivolte alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici non sono soggette all'autenticazione della firma (basta firmarle davanti al dipendente o inviarle insieme alla fotocopia di un documento di identità valido).
La firma delle dichiarazioni sostitutive di atto notorio rivolte ai privati va invece autenticata con conseguente pagamento dell'imposta di bollo.

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere presentata:

• di persona;
• per lettera o fax (allegando la fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata);
• se una persona non è in grado di rendere una dichiarazione per motivi di salute, può farlo un parente prossimo (il coniuge, i figli o altri parenti fino al terzo grado). In questo caso la dichiarazione va resa davanti al pubblico ufficiale, indicando l'impedimento temporaneo per ragioni di salute. Il pubblico ufficiale deve accertarsi dell'identità della persona che ha fatto la dichiarazione.

Il cittadino assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'articolo 76 del DPR 445/2000.
Se dal controllo effettuato dall’Amministrazione Pubblica emerge che il contenuto delle dichiarazione non è veritiero, il dichiarante decade dai benefici eventualmente ottenuti sulla base della dichiarazione falsa.